Allgemeines:
Jeder Hochschulangehörige hat mit seinem Account (Benutzerkonto) automatisch einen persönlichen Kalender.
Weitere Kalender (für Reservierung von Räumen usw.) sind möglich, indem ein extra Account beantragt wird.
Es gibt bereits einen extra Account (Kalender) für Hochschultermine, die in EGroupware wie Feiertage angezeigt werden (wird vom Rektorat gepflegt).
Kalender sind persönlich, Zugriffsrechte auf andere Kalender sind deshalb nicht per se gesetzt, können aber selbst eingerichtet oder administrativ gesetzt werden (siehe Wiki-Eintrag „Kalender gegenseitig freigeben“)
Alternativ ist es möglich, Gruppen anzulegen, um auf Gruppenbasis Zugriffsrechte zu erteilen oder gemeinsame Kategorien (mit zugeordneten Farben) zu nutzen.
Termine können über die EGroupware Weboberfläche gepflegt oder per Synchronisation auf andere Geräte übertragen werden, so dass Sie jederzeit auf Ihre Daten zugreifen können auch wenn keine Internetverbindung zu Verfügung steht. Weitere Informationen dazu finden Sie im Wiki unter Kalendersynchronisation und auf den Webseiten von EGroupware.
Termine in der EGroupware Weboberfläche:
Oben im Kalender werden ganztägige nicht blockierende angezeigt und im unteren Bereich normale Termine.
Kalender-Ansicht aktualisieren: auf das Wort „Kalender“ links oben klicken.
Mehrtägige Termine: bei „Start“ den Beginn eintragen und bei „Dauer“ „Enddatum benutzen“ auswählen (nicht bei Wiederholung täglich wählen).
Private Termine: für andere sind keine Informationen sichtbar, nur die Dauer und als Titel „Privat“.
Einladung von Teilnehmern über Benutzerkonto oder Adressbuch: Wenn man beim Hinzufügen des Teilnehmers nicht den Benutzerkonten-, sondern den Adressbucheintrag auswählt, dann erscheint der Termin nicht im Kalender. Einladung über den Adressbucheintrag ist sinnvoll, wenn man externe Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen möchte. Der externe Teilnehmer bekommt eine Einladung per Mail.
Terminsuche: neuer Termin – alle Teilnehmer eintragen, dann Terminsuche anklicken, alle freien Zeitfenster werden angezeigt.
Rollen: Vorsitz hat in der Regel immer der Organisator und der hat automatisch zugesagt, weitere Rollen: Erforderlich, Optional, keine (reine Information, nur in EGroupware sichtbar)
Verknüpfungen: Dateien an Termine hängen (nur in EGroupware sichtbar)
Serientermine: Wiederholungstyp: täglich, wöchentlich, monatlich nach Wochentag oder Datum an dem der erste Termin definiert ist, jährlich; Wiederholungsintervall: alle 2 Wochen, alle 3 Monate usw.
Termin-Erinnerungen (Alarm): kann für sich selbst oder für alle Teilnehmer gesetzt werden
Verschiedene Ansichten (Tag, Woche, Listenansicht…) und Favoriten
Umschalten zwischen 5-Tage-Woche und 7-Tage-Woche: im Kalender rechts oben das 3-Punkte-Menü anklicken, dort 7 oder 5 auswählen
Ansichten, die Sie häufiger benötigen, speichern Sie als Favorit ab, darin enthalten sind alle ausgewählten Filter, Benutzer und Ansichten des Kalenders. Damit wechseln Sie schnell zum Beispiel zwischen dem eigenen Kalender in der Wochenansicht und dem Urlaubsplaner des Teams.
Favoriten können nicht geändert werden, einfach einen neuen Favoriten speichern und den alten löschen.
Wann erfolgen Termin-Benachrichtigungen per Mail?
Wenn Sie die Einstellungen für Termin-Mails ändern möchten, klicken Sie oben im Menü auf den Kreis und wählen Einstellungen aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier wählen Sie den Reiter "Benachrichtigungseinstellungen".
Hier können Sie festlegen, in welchen Fällen Sie eine Termin-Benachrichtigungs-Mail bekommen möchten und ob auch externe Teilnehmer, die Sie über eine Mailadresse (Adressbuch) eingeladen haben, Termin-Benachrichtigungs-Mail erhalten:
- Empfange E-Mail-Updates: Voreinstellung ist „auch jede zeitliche Veränderung“
- Empfange Benachrichtigungen über eigene Änderungen: Voreinstellung ist „Nein“
- Wollen Sie Antworten zu Terminen, die Sie erstellt haben, an denen Sie aber nicht teilnehmen?: Voreinstellung ist „Ja“
- Teilnehmer außerhalb EGroupware über Terminänderungen benachrichtigen?: Voreinstellung ist „auch jede zeitliche Veränderung“
ACHTUNG: Manchmal möchte man an einem Termin eine Kleinigkeit ändern (zum Beispiel in der Beschreibung) und möchte aber nicht, dass dadurch alle Teilnehmer eine Termin-Benachrichtigungs-Mail bekommen. Dazu gibt es in jedem Termin ein Kästchen „Nicht benachrichtigen“ Dieses Kästchen einfach vor dem Speichern des Termins anklicken.
Format der Termin-Benachrichtigungen
Die Voreinstellung ist "Erweitert". Erweiterte Benachrichtigungen eenthalten immer die kompletten Termindetails. Umstellen auf iCal/RFC 2445 ist möglich- iCal's können von vielen anderen Kalenderprogrammen importiert werden.
ACHTUNG: Es gelten die Benachrichtigungseinstellungen des Nutzers, der die Termin-Benachrichtigung empfängt. Wer seine Termine in Thunderbird oder Outlook synchronisiert, könnte auf iCal/RFC 2445 (Mail mit Buttons für Zusage, Absage usw.) umstellen.