Auftragsverarbeiter ist die DrVis Software GmbH (https://bildung365.de)
Datenschutzhinweise
Als Mitglied Ihrer Bildungseinrichtung können Sie das komplette Microsoft 365 Apps Paket (früher Office 365 ProPlus genannt) in jeweils neuester Version beziehen und auf bis zu 5 PCs, Macs und zusätzlich auf 5 mobilen Geräten installieren. Hierzu haben Sie sich über den Authentifizierungsserver Ihrer Bildungseinrichtung bei der DrVis Software GmbH, Danzigerstraße 12, D-85748 Garching bei München, angemeldet und sich für den Erwerb von Office entschieden. Die Hochschule Magdeburg-Stendal übermittelt dazu eine Ihnen zugeordnete verschlüsselte Kennung ("Hashwert") und Ihren Status ("Studierende" oder "Mitarbeiter") an die DrVis Software GmbH.
Voraussetzung für den Bezug der Software:
Um die Microsoft 365 Apps herunterladen zu können, muss ein Microsoft Office 365 Konto für Sie eingerichtet werden. Die technische Umsetzung der Einrichtung übernimmt DrVis Software GmbH.
Dazu wird eine Ihnen zuzuordnende Kennung auf der von DrVis Software GmbH betriebenen Webseite in den Feldern „Vorname / Nachname“ eingeben. Dies kann Ihr Vor- und Nachname sein. Sie können aber auch ein Pseudonym eingeben. Der von der Hochschule übermittelte Hashwert sowie Ihr gewählter Name beziehungsweise Ihr gewähltes Pseudonym werden auf den Servern der DrVis Software gespeichert. Die Informationen dienen allein der Ermöglichung des Downloads.
Einrichtung eines Microsoft Office 365 Kontos:
Mit diesen Daten richtet DrVis Software GmbH ein Microsoft Office 365 Konto für Sie ein. Die Kontoeinrichtung dient der Registrierung der Lizenzen im System von Microsoft und ist zwingende Voraussetzung für den Bezug der Microsoft 365 Apps und der in Office 365 angebotenen Clouddienste. Dazu übermittelt DrVis Software GmbH die in den Feldern „Vorname / Nachname“ eingegebenen Daten an Microsoft Ireland Operations Limited, Carmanhall Road, Sandyford Industrial Estate, Dublin 18, Irland („Microsoft Irland“). Microsoft Irland wird die übermittelten Daten ausschließlich zu Zwecken der Einrichtung und Verwaltung des Microsoft Office 365 Kontos verwenden. Überdies legt Microsoft automatisch für Sie neben der Einrichtung Ihres Office 365 Kontos auch ein Nutzerprofil im Microsoft Online Portal an. Hierzu werden die in den Feldern „Vorname / Nachname“ eingegebenen Daten verwendet. Das Nutzerprofil dient der Identifizierung und der Adressierung von Teilnehmern in Microsoft SharePoint Online, welches einen Austausch von Informationen vorsieht.
Die übermittelten Daten speichert Microsoft Irland in den in Dublin und Amsterdam befindlichen Rechenzentren der Microsoft Global Foundation Services, einer Geschäftseinheit der Microsoft Corporation, USA, („Microsoft Corp.“), die Microsoft Irland insofern unterbeauftragt. Microsoft Corp. setzt überdies für verschiedene Servicetätigkeiten im Betrieb von Office 365 Subunternehmer ein. Da außerhalb Europas ein mit den EU-Standards vergleichbares angemessenes Datenschutzniveau nicht in jedem Fall besteht, unter anderem auch nicht in den USA gegeben ist, sind mit der Microsoft Corp. die sog. EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen worden, die ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Microsoft Corp. gewährleisten. Mit den Subunternehmern schließt Microsoft Corp. einen Vertrag ab, der inhaltlich den EU-Standardvertragsklauseln gleicht. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass sich sämtliche Beteiligte auf die EU-Datenschutzstandards verpflichten.
Weitere Details zum Thema Datenschutz und Datensicherheit in Office 365 finden Sie auf der Webseite von Microsoft unter Trust Center.
Herunterladen der Software:
Zur Einrichtung Ihres Microsoft Office 365 Kontos erhalten Sie von DrVis GmbH einen Benutzernamen. Zusätzlich wird es ermöglicht, ein persönliches Passwort zu setzen. Mit diesen beiden Daten können Sie sich auf dem Microsoft Online-Portal anmelden und das Microsoft 365 Apps Paket herunterladen. Das von Ihnen gewählte Passwort wird an Ihr Microsoft Office 365 Konto übermittelt, aber danach auf den Servern der DrVis Software GmbH sofort gelöscht. Der Benutzername und der Hashwert, sowie die im Feld Vor- und Nachname eingegebenen Daten und das Ablaufdatum des Kontos werden von DrVis Software GbmH für Sie bis zu drei Monate nach der Löschung des Kontos (durch Zeitablauf oder durch Ihre vorzeitige Löschung) vorgehalten, um Ihr Konto zu verwalten, insbesondere um die Wiederherstellung des Kontos bei unbeabsichtigter Löschung zu ermöglichen. Das Gültigkeitsende wird Ihnen zusammen mit Ihrem Benutzernamen auf den nachfolgenden Seiten mitgeteilt. Nach Ablauf dieser Frist wird ihr Konto vollständig gelöscht. Eine Anmeldung sowie das Herunterladen der Microsoft 365 Apps ist dann nicht mehr möglich.
Verwaltung Ihres Microsoft Office 365 Kontos:
Das für Sie eingerichtete Microsoft Office 365 Konto können Sie über das Webportal https://bildung365.de nach Auswahl Ihrer Bildungseinrichtung und der Anmeldung jederzeit über die Hauptseite des Portals der DrVis Software GmbH selbständig löschen. Beachten Sie jedoch, dass Ihr Nutzungsrecht für Microsoft Office und der Office 365 Clouddienste auf Ihren Geräten nur solange gültig bleibt, solange Ihr Office 365 Konto besteht. Mit der Löschung verlieren Sie auch sämtliche in Ihrem Office 365 Konto gespeicherten Daten unwiderruflich. Ebenso wird damit Ihr Systemkonto bei der DrVis Software GmbH gelöscht. Sie können jedoch weiterhin auf Ihre lokal auf Ihrem Gerät in Office gespeicherten Dokumente zugreifen (Lesen, Drucken, Löschen), diese jedoch nicht mehr bearbeiten. Mit der Löschung des Kontos setzt DrVis Software GmbH den Zugang zu https://bildung365.de wieder gültig, so dass Sie Ihr Office 365 Konto zu einem späteren Zeitpunkt erneut einrichten und verwalten können.
Clouddienste:
Sofern Ihre Bildungseinrichtung dies verlangt, schalten wir ohne Ihr weiteres Zutun zusätzlich zu den Microsoft 365 Apps standardmäßig alle oder einige Office 365 Clouddienste wie Exchange Online, OneDrive for Business, und Teams frei. Diese sind Bestandteil Ihres Office 365 Kontos. Mit diesen Diensten ist ein E-Mailkonto bzw. ein Online-Datenspeicher bzw. der Audio- und Video-Kommunikationsdienst Teams verknüpft. Die Daten werden von Microsoft innerhalb der EU gespeichert. Damit können Sie Ihre Daten, wie beispielsweise Ihre Dokumente, E-Mails oder Kalendereinträge ablegen und mit Ihren Geräten synchronisieren und Sofortnachrichten verschicken. Für diese Dienste ist eine Teilnehmerdatenbank hinterlegt, um andere Mitglieder Ihrer Bildungseinrichtung über eine Suchmaske finden und sich mit ihnen verbinden zu können. Diese Teilnehmerdatenbank ist zwingend mit den Clouddiensten verknüpft. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, ungewünschte Kommunikationsteilnehmer zu blockieren. Es ist jedoch nicht möglich, Ihren Kontonamen aus der Datenbank zu entfernen. Sämtliche Benutzer Ihres Office 365 Tenants können somit Ihren Kontonamen über die Suchmaske finden. Sofern Sie einen solchen Eintrag in dieser Teilnehmerdatenbank nicht wünschen, können Sie im Portal die Clouddienste insgesamt deaktivieren.
Recht auf Vergessenwerden:
Sie haben darüber hinaus Anspruch darauf, dass alle ihre personenbezogenen Daten inklusive Ihrer an DrVis Software GmbH geschickten E-Mails gelöscht und nicht mehr verarbeitet werden, sobald gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen nicht entgegenstehen.
Administratorrechte:
Als Tenant-Administrator der Office 365 Konten weist die DrVis Software GmbH darauf hin, dass sie technisch bedingt administrative Schreib-, Lese-und Löschrechte hinsichtlich sämtlicher Daten Ihrer Office 365 Dienste besitzt (beispielsweise hinsichtlich Ihrer E-Mails oder der in SharePoint Online hinterlegten Daten). Diese Rechte werden ausschließlich zum Anlegen, Verwalten und Löschen Ihres Kontos genutzt. Ihre Daten werden von uns weder eingesehen oder durchsucht, noch ausgewertet oder weitergeleitet.
Technische Unterstützung:
Die DrVis Software GmbH bietet technische Unterstützung bei der Einrichtung des Office 365 Kontos und der Installation von Microsoft Office per E-Mail an officesupport(at)drvis.com. Sie behandelt Ihre Angaben streng vertraulich und gibt sie nicht an Dritte weiter. Alle dorthin gesandten E-Mails werden automatisch nach 1 Jahr gelöscht. Ihre E-Mail-Adresse, die im Zusammenhang mit Ihren Supportanfragen erhoben wird, verarbeitet DrVis Software GmbH auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO.
Datenschutzrechtlich Verantwortliche:
Für die Verarbeitung jeglicher Informationen und personenbezogener Daten ist die
DrVis Software GmbH - Danzigerstraße 12 - 85748 Garching bei München
Verantwortliche im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Ihre gesetzlichen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Widerruf und Datenübertragbarkeit können Sie durch eine E-Mail an datenschutz(at)drvis.com geltend machen.
Zudem weist die DrVis Software GmbH darauf hin, dass Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde haben. Die oben genannten Datenverarbeitungen erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO. Die Bereitstellung der Daten durch Sie ist freiwillig. Bei einer Nichtbereitstellung können jedoch die oben genannten Funktionen, für deren Betrieb die Daten verarbeitet werden, nicht genutzt werden.
Einwilligungserklärung:
Durch Ihre Einwilligung erklären Sie sich damit einverstanden, dass DrVis Software GmbH Ihre Daten - wie vorstehend beschrieben - für die oben genannten Zwecke erhebt, verarbeitet, nutzt und insbesondere an Microsoft Irland übermitteln darf.
Ihre Einwilligung ist freiwillig. Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie auf der Hauptseite des Portals der DrVis Software GmbH (https://bildung365.de) Ihr Konto löschen.
Beachten Sie jedoch, dass die Lizenz für die Microsoft 365 Apps auf Ihren Geräten nur solange gültig bleibt, solange ein Microsoft Office 365 Konto besteht. Besteht kein Microsoft Office 365 Konto mehr, können die Microsoft 365 Apps nicht mehr genutzt werden.