Die Universität Regensburg ist zum 01.05.2021 einem neuen Rahmenvertrag zum Bezug von Microsoft Lizenzen für die bayrischen Hochschulen beigetreten. Mit dem neuen Rahmenvertrag ergeben sich Änderungen hinsichtlich des Produktportfolios und der Nutzungsbedingungen von Microsoft-Produkten.
Unter anderem wird standardmäßig nicht mehr „Office Professional Plus“, sondern „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ (früher „Office 365“) auf den Rechnern der Beschäftigten der Universität eingesetzt.
Die bekannten Office Programme wie „Word“, „Excel“ oder „Power Point“ (sowie „Outlook“, „OneNote“, "Publisher", „Access“ und „Teams“) werden dabei weiterhin lokal auf den Geräten installiert.
Sie erhalten einen individuellen Microsoft-Account!
Neu ist, dass zur Aktivierung der Software nun ein individueller Microsoft-Account der Universität erforderlich ist. Alle 30 Tage ist eine Anmeldung mit diesem Microsoft-Account notwendig, da die Software auf diese Weise überprüft, ob noch eine gültige Lizenz vorhanden ist. Für die Aktivierung ist lediglich eine Internetverbindung erforderlich, sodass sie auch aus dem HomeOffice oder auf Dienstreisen durchgeführt werden kann.
Insbesondere, wenn Sie neben „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ auch alte bereits lizenzierte Versionen von „Visio 2016/2019“ oder „Project 2016/2019“ weiterbenutzen wollen, müssen diese bereits installiert sein, bevor Sie die „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ installieren. Weiterhin muss die Plattform übereinstimmen: Wenn „Visio" oder „Project" als 32-Bit Versionen installiert sind, müssen auch die „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ in der 32-Bit Version installiert werden. Da „Visio“ und „Project“ nicht Bestandteil von „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ sind, müssen Sie bei Bedarf ggf. zusätzlich kostenpflichtige Lizenzen kaufen.
Optionale Nutzung von Cloud-Diensten
Optional können mit dem Microsoft-Account der UR auch die folgenden Microsoft Cloud-Dienste genutzt werden:
- Office for the Web (Word, PowerPoint, Excel)
- Teams (ohne Apps / nur mit wenigen Apps)
- OneDrive
- OneNote
- List
- Stream
- Whiteboard
Die Nutzung der Dienste ist nach der ersten Anmeldung automatisch möglich, sie müssen nicht noch einmal extra bestellt werden, jedoch ist dort genau auf die Regeln zur Nutzung zu achten. Planner, SharePoint Online und Teams haben nur einen eingeschränkten Funktionsumfang, da Exchange Online bzw. SharePoint Online (unter anderem aus Datenschutzgründen) nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden.
Optionale verbundene Erfahrungen in Office
Bei den „optionalen verbundenen Erfahrungen“ handelt es sich um spezielle Dienste im Rahmen des Microsoft 365 Pakets, deren Nutzung mit einer erhöhten Übertragung von Daten an Microsoft einhergeht. Diese Dienste sind daher standardmäßig deaktiviert. Zu den „optionalen verbunden Erfahrungen“ gehören diese Dienste: 3D-Karten, Kartendiagramme, Einfügen von Onlinebildern, Einfügen von Online-3D-Modellen, PowerPoint-Schnellstarter, Recherche, Intelligentes Nachschlagen, Ähnlichkeitsprüfung, Lebenslauf-Assistent
Nicht verfügbare Dienste
Booking, Delve, Dynamics 365, Exchange Online, MyAnalytics, Power Apps, Power Automate, Power BI und Sway stehen aus datenschutzrechtlichen sowie technischen Gründen nicht zur Verfügung. Zudem werden Kaizala, Yammer und Video nicht bereitgestellt, da die enthaltenen Funktionalitäten durch Teams bzw. Stream abgedeckt werden.
Datenschutz
„Microsoft 365 Apps for Enterprise“ ist datenschutzfreundlicher als Office Professional Plus, da das Senden von nicht erforderlichen Diagnosedaten nun zentral unterbunden werden kann. Zudem können Sie mit dem Office Diagnoseviewer Einblick in die übermittelten personenbezogenen Daten nehmen. Der Satz der an Microsoft übermittelten Daten wurde auf das Notwendigste reduziert; gleichzeitig ist gewährleistet, dass die Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit gut benutzbar bleiben.
Die Eingabe Ihres Passwortes geschieht auf einem Server der UR, ihr Passwort wird nicht auf Servern von Microsoft gespeichert und das Passwort kann nur im Serviceportal der UR neu gesetzt werden.